Si no anticipas la rentabilidad de tu empresa durante cierto periodo, con base en registros históricos y entorno estás destinado a no cumplir con el presupuesto de ventas.
¿Tomas decisiones oportunas relacionadas con las compras,
la producción y hasta el flujo de efectivo?
¿Consideras que tu presupuesto es el mapa desde donde obtendrás perspectiva?
Es común pensar que el éxito de una empresa depende de que venda mucho y obtenga enormes ingresos, la realidad es que el éxito muchas veces radica en desarrollar presupuestos de ventas que sirvan de guía para llevar un buen control de gastos y realizar una buena reinversión de los excedentes de la empresa. Por eso, los presupuestos deben ser muy precisos, en la medida de su exactitud, será mejor la toma de decisiones comerciales efectivas. Su elaboración es importante pues, en el corto plazo dictará el programa de producción de la organización. Al área de producción siempre le “urgirá” saber qué tiene que producir, cuánto y para cuándo. Una falta de precisión en este punto, es el inicio de un año desastroso. El error, desde mi experiencia, que cometen algunas empresas es creer que ventas debe de vender lo que la planta produce, o que ventas debe de vender como finanzas necesita que se venda, o se cree que ventas debe de vender lo que compras provee. ¡Estos son errores garrafales!
¡Ventas debe de vender lo que presupuesta que va a vender!
Y las demás áreas harán sus planes y presupuestos conforme a esta previsión, es así de sencillo, solo las áreas de ventas conocen a detalle lo que está pasando con el producto, los clientes, el mercado, la competencia y, es ventas quien debe de participar en esta elaboración de presupuesto así como, las demás áreas alinearse para que ventas cumpla; si ventas cumple el presupuesto, querrá decir que todas las demás áreas también lo hicieron. En empresas con problemas de flujo o mala administración o falta de visión, de pronto resulta agónico tratar de vender haciendo que, ventas en lugar de vender producto vende problemas. Finanzas se la vive ahorcado y ahorcando, por lo que todas las áreas tienen restricciones presupuestales, entonces cada área se voltea a velar por cumplir su propio presupuesto y sus KPIs (no alineados) y dejan de ver a ventas.
Aquí es, cuando esta área tiene que afrontar a clientes molestos por entregas tardías, por que finanzas no le ha pagado al transportista o, se pierden ventas por que compras no proveyó de materias primas específicas para ciertos productos o, se recibe “chargeback” por entregas incompletas porque hay desabasto en el almacén porque finanzas junto con compras decidieron cambiar a proveedores que “si aguanten que no se les pague” o, servicio al cliente está desbordado por que los clientes se quejan de la falta de calidad del producto que recibieron, y es que el nuevo proveedor (que si aguanta que no le paguen) no tiene la calidad del anterior o, se pierden nuevas oportunidades de ventas porque ventas no tiene como garantizar que el producto saldrá con buena calidad, llegará a tiempo o, llegará el pedido completo… y así puedo continuar nombrando todos los problemas que se derivan de cuando el objetivo de la empresa no está en cumplir con el objetivo de ventas, sino en “tapar hoyos”, “apagar fuegos”, “ser especialistas en bomberazos”, créeme ya he visto mucho. Si lo anterior te sonó familiar y eso es lo que estás viviendo en tu empresa, es el momento de tomar acción. Lo peor es que se repite en la mayoría de las empresas y no existe la visión de alinear a las áreas en esta sencilla misión:
¡TODOS NOS UNIMOS PARA LOGRAR EL PRESUPUESTO DE VENTAS!
Esta frase, debería estar esculpida en la pared de todas las empresas, en la recepción, la dirección general, finanzas, compras, RRHH, la planta y hasta en el comedor y los sanitarios. Ya me desahogué ahora te comento los 4 elementos que debe de tener un presupuesto de ventas:
1. PERIODICIDAD. Con ventanas semanales, mensuales, trimestrales, semestrales y anual por supuesto.
2. PRONÓSTICO DE VENTAS. Estimas las ventas futuras con base en el pasado (históricos de los últimos 5 años) del negocio y las tendencias del sector.
3. CONOCIMIENTO DEL MERCADO. Se busca recopilar información acerca de las preferencias y tendencias de compra, además e importantísimo se revisa a detalle que está haciendo la competencia.
4. ADMINISTRACIÓN, EJECUCIÓN Y VIGILANCIA. Como se trata de la base para la ejecución, no solo del área de ventas, sino de toda la empresa, se revisará tan a menudo como sea posible el avance, ya que, es lo que permite tomar decisiones estratégicas, fundamentales para conseguir el logro. Entre más se vigile la ejecución y, se administre de acuerdo a lo observado, el éxito en el cumplimiento del presupuesto de ventas estará garantizado.